Trộn Thư Trong Word 2010 Lấy Dữ Liệu Từ Excel

bạn đang phải làm thông tin để thân tặng một danh sách lớn nhân sự trong doanh nghiệp và bạn đang loay hoay phân vân làm rứa nào sửa chữa thay thế cho phương pháp làm thủ công bằng tay rất mất thời gian, siêu nhàm chán. Bạn mong muốn có một phương án để thực hiện các bước này một biện pháp nhanh nhất, tối ưu nhất với tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng còn nếu như không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn đề nghị làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để tiến hành một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang ý nghĩa chất thắt chặt và cố định và được giữ hộ cho các người, thì bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay nói một cách khác là trộn văn phiên bản trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay được dùng hàng ngày.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2010 lấy dữ liệu từ excel

bài viết này sẽ mỗi bước hướng dẫn bạn phương thức trộn ngôn từ văn bạn dạng có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một phương pháp nhanh nhất sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình diễn ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là anh tài hữu ích trong Microsoft Word, công dụng này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán điển hình được chỉ dẫn ở đây là tạo các thông tin trả lương chậm rì rì tới từng nhân viên trong công ty.

vì vậy để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục tiêu mục đích tạo nên thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần trường đoản cú theo từng bước sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file danh sách nhân sự và file câu chữ thông báo

do vậy để giải quyết bài toán này bằng cách thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo lập một tệp tin word chứa cấu tạo và ngôn từ của thông báo trả lờ đờ lương, file sót lại chứa danh sách của cục bộ nhân sự trong doanh nghiệp mà các bạn cần tạo nên và gửi mang lại họ được tàng trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta cũng có thể theo dõi chủng loại hai file này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: chủng loại file Excel đựng danh sách nhân viên trong công ty

*

Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông tin cần gửi mang lại nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, bạn cần bảo đảm an toàn file excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp đã được đóng, khi đó bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông tin ra với kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần trường đoản cú theo những ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở cách này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương từ bỏ theo đồ vật tự như hình minh họa mặt dưới.

*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp theo sau bạn lựa chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hòa hợp này Uy nhằm ngoài screen nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo sau một hành lang cửa số mới hiện ra, chúng ta chọn sheet cất danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, cần ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 làm việc hình dưới.

Xem thêm: Những Bãi Biển "Khỏa Thân, Tắm Biển Không Mặc Quần Áo ” Độc Lạ Trên Thế Giới

*

Hình 6: chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn những dòng cần lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word câu chữ thông báo 

Ở bước này, bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần chuyển vào tệp tin Word nhưng mà thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, chúng ta kích lựa chọn vào những ô ứng với trang bị tự 11, 12 để hủy chọn vì chưng 2 chiếc này cất tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa hẳn là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Tài liệu lấy ban đầu từ số thiết bị tự 1, các bạn xem giống như như hình bên dưới.

 

*

Hình 7: Chọn những dòng đề nghị lấy tài liệu để chèn vào file word nội dung thông báo

Bạn chăm chú các tên cột được hiển thị ứng với các số sản phẩm tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với những cột vào bảng dữ liệu bên dưới ở mẫu vẽ trên – các cột này được call là “Trường dữ liệu“, cố kỉnh thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ với tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt tại bước tiếp theo họ sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word tự tên những trường dữ liệu này.

sau khi thực hiện nay xong, các bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường dữ liệu từ tệp tin Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, các bạn đặt bé trỏ chuột vào vị trí bắt buộc chèn ngôi trường dữ liệu khớp ứng vào, trong việc này Uy thực hiện tuần tự như sau:

+ Đặt nhỏ trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự vào bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).

+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn tên nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây đó là cột Họ với tên);

+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn Lý bởi trả chậm chạp lương vào trước tự “Nêu lý do chậm lương:  ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương từ bỏ như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word

6. Bước 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm cho ở quá trình trên, chúng ta kích con chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên chúng ta kích loài chuột vào biểu tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây chúng ta hoàn toàn rất có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: mongvuongthan.vn

bạn hãy theo dõi tiếp tục các nội dung bài viết trên mongvuongthan.vn nhằm tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn phương pháp trộn văn phiên bản và gửi tặng cho nhân viên cấp dưới qua con đường mail mà không nhất thiết phải in bản cứng cùng phát mang lại nhân viên.